Um guia sobre como transformar sua carreira com o cargo de assistente de escritório
Os assistentes de escritório são essenciais no dia-a-dia de qualquer empresa. Suas tarefas variam desde organizar arquivos, agendar reuniões e gerenciamento de calendário, escrever, revisar, materiais de manutenção, enviar e-mails para convidados, etc.
Tornar-se suficientemente corajoso e resiliente para mudar de carreira pode exigir algum tempo e perseverança, mas as recompensas podem ser tremendas. Este guia pode ajudar a fazer uma transição perfeita para outra função, dentro ou fora do seu setor.
1. Identifique seus objetivos
Os Assistentes de Escritório são responsáveis pelo desempenho de diversas funções administrativas, desde o tratamento de múltiplas tarefas e prazos em simultâneo, bem como por possuírem excelentes capacidades interpessoais. Pode ser um desafio, mas para os melhores desempenhos isto poderia abrir caminhos para funções de nível superior em indústrias semelhantes.
Comece identificando que tipo de carreira você deseja e, em seguida, estabeleça metas que o ajudarão a alcançá-la. Por exemplo, se o seu objetivo é fazer a transição para uma carreira de assistente executivo, assumir mais funções de liderança dentro da empresa pode ajudar a facilitar esse processo de transição – algo muito mais simples se o seu currículo destacar sua experiência anterior como assistente administrativo.
Os assistentes devem criar uma lista de objetivos de carreira que se alinhem com a progressão de carreira desejada. Isso irá mantê-los focados e no caminho certo com as metas de desenvolvimento profissional, ao mesmo tempo em que alinham as aspirações pessoais com as visões gerais da empresa – dando um senso de propósito e contribuindo para uma experiência de trabalho mais agradável para todos os envolvidos.
Não importa se você é um assistente ou PA novo ou experiente, é crucial que você construa relacionamentos entre seus colegas para criar uma rede de apoio e ajudar a navegar por quaisquer dificuldades inevitáveis da função. Uma maneira é reservar um tempo para reuniões de café ou almoço para construir relacionamento e se tornar um rosto acessível no escritório; isso permitirá que os colegas de trabalho se abram sobre quaisquer desafios que estejam enfrentando e que você se estabeleça como alguém em quem eles se sentem seguros em confiar.
Fora da interação social, o voluntariado em projetos dentro do seu conjunto de habilidades também pode ajudar a construir sua rede. Por exemplo, um assistente que deseja avançar em UX Design pode oferecer seus serviços como voluntário, conduzindo entrevistas com usuários ou ajudando sua equipe com requisitos de design visual.
2. Crie um plano
As funções de assistente de escritório oferecem uma introdução ideal aos ambientes corporativos, proporcionando uma oportunidade de ganhar experiência em vários departamentos, como administração, operações e atendimento ao cliente. Quando chegar a hora de mudar de carreira, você terá adquirido um conjunto de habilidades inestimável que poderá utilizar ao mudar de carreira mais tarde. Embora a transição de assistente administrativo possa ser desafiadora devido à dificuldade de entrar nas áreas de assistente executivo – no entanto, com um planejamento estratégico cuidadoso, a mudança deve ocorrer sem problemas.
Comece identificando que tipo de trabalho você deseja fazer. Por exemplo, se você deseja se tornar um especialista em Experiência do Usuário (UX), seja voluntário em entrevistas ou projetos de UX; da mesma forma, se o design visual é o que lhe interessa, entre em contato com equipes que poderiam precisar de ajuda extra para gerenciar sua presença on-line – se eles apreciarem a assistência, seu chefe poderá confiar-lhes tarefas mais complexas ou sensíveis no futuro.
Ao criar seu currículo, destaque todas as suas habilidades e experiências transferíveis. Isso dará aos gerentes de contratação uma ideia de como você pode se encaixar em uma nova carreira. Além disso, ser honesto sobre o tipo de trabalho que você deseja atrairá candidatos mais qualificados.
As referências pessoais são inestimáveis quando se candidata a cargos no setor financeiro que exigem confidencialidade. Não tenha vergonha de pedir recomendações a colegas antigos e atuais e garanta um portfólio profissional robusto.
3. Faça uma lista de recursos
Iniciar uma carreira como Assistente Executivo pode ser um desafio devido ao campo altamente competitivo. Mas existem formas de os indivíduos tornarem esta transição o mais suave possível; uma maneira é reservar um tempo para fazer networking e aproveitar experiências anteriores; por exemplo, se alguém tiver experiência no gerenciamento de vários calendários, isso pode ser visto como uma vantagem ao procurar vagas como Assistente Executivo. Além disso, plataformas de networking e eventos do setor também devem ser utilizados na busca de oportunidades como assistentes executivos.
Faça uma lista de todas as habilidades administrativas de alto nível que eles possuem como outra dica útil. Esta lista servirá como um lembrete útil de todas as suas capacidades e poderá ajudá-los a encontrar funções mais adequadas a elas; por exemplo, se alguém se destaca na elaboração de atas de reuniões, poderá usar essa habilidade para encontrar funções que envolvam essa função.
Depois de terem feito um inventário das suas competências relevantes, é útil elaborar um plano de acção sobre como tornarão a sua transição uma realidade. Isto pode envolver qualquer coisa, desde a criação de um CV que destaque estas competências até ao contacto com antigos colegas para obter referências; todas são ótimas maneiras de mostrar o quão confiáveis são funcionários.
Além disso, é aconselhável determinar se algum treinamento adicional pode ser necessário para avançar em direção à carreira de sua preferência. Pode ser necessário concluir um curso que forneça instruções sobre o conjunto de habilidades de Assistente Executivo.
No geral, a chave para a transição de uma posição de assistente de escritório para outra carreira reside em dedicar tempo e cuidado na criação de um plano de ação, seguido de tomar medidas para assumir algo que entusiasma e motiva. Seguindo essas etapas, as pessoas podem descobrir novos campos pelos quais têm paixão.
4. Comece pequeno
Os cargos de assistente de escritório oferecem uma introdução ideal à América corporativa. Ao trabalhar em vários departamentos de uma empresa e aprender suas diversas funções de negócios, uma posição de OA oferece acesso a vários departamentos dentro de uma organização, bem como exposição a muitas de suas funções. Em organizações menores, um assistente de escritório geralmente atua como “pau para toda obra”, assumindo responsabilidades adicionais além da entrada de dados e das responsabilidades administrativas.
Suas tarefas podem variar desde arquivar e organizar documentos, enviar correspondência ou ajudar seu supervisor em tarefas relacionadas ao projeto até solicitar suprimentos ou executar tarefas de rotina. Além disso, muitos OAs atuam como ponto de contato inicial para os visitantes da empresa, por isso é crucial que eles cumprimentem os hóspedes de maneira adequada e, ao mesmo tempo, forneçam-lhes todas as informações necessárias.
Um dos principais desafios para se tornar um OA eficaz reside no desenvolvimento de fortes habilidades de comunicação escrita e verbal, especialmente porque você interagirá com vários departamentos de uma empresa – executivos, fornecedores e pessoal de serviço. Você deve ser capaz de falar de forma clara e profissional ao lidar com todas essas pessoas, tanto direta quanto remotamente.
Como OA, você também deve ser organizado e capaz de lidar com diversas tarefas ao mesmo tempo. Como muitas vezes lidam com muitas responsabilidades ao mesmo tempo, priorizar tarefas e cumprir prazos é de extrema importância.
Por último, mas não menos importante, um OA deve trabalhar em equipe. Devido à supervisão direta limitada e à necessidade de trabalhar em colaboração com colegas de trabalho e departamentos para realizar seus trabalhos de forma eficaz.
Observe que este trabalho oferece muito espaço para avanço; se você se destacar no bom desempenho de suas funções, poderá haver oportunidades de promoção para outras funções dentro da empresa. Todos os anos, milhares de OAs obtêm contratos permanentes através da Randstad depois de começarem como funcionários temporários.
Como porta de entrada para agências de recrutamento, começar procurando uma posição inicial em uma delas é a maneira ideal de testar esse setor e decidir se essa carreira é algo que lhe interessa a longo prazo. Além disso, trabalhar em ambientes familiares oferece ampla oportunidade de desenvolver novas habilidades e ao mesmo tempo ter colegas familiares ao seu redor.